Polityka prywatności i RODO

Role: administrator i podmiot przetwarzający

Firma zarządzająca (klient) jest administratorem danych mieszkańców, właścicieli lokali i kontrahentów wprowadzonych do systemu.

Dostawca systemu Wspólnota działa jako podmiot przetwarzający i przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, na podstawie umowy powierzenia (DPA) zawieranej przy rozpoczęciu subskrypcji.

Dla danych osób kontaktujących się przez formularze na stronie (demo, kontakt) administratorem jest dostawca systemu.

Zakres przetwarzanych danych

• • Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres lokalu, e-mail, telefon.
• • Dane rozliczeniowe: udziały w nieruchomości wspólnej, naliczenia, wpłaty, salda, odsetki.
• • Dane eksploatacyjne: odczyty liczników, zgłoszenia serwisowe, korespondencja, uchwały i głosowania.
• • Dane techniczne konta: logi logowań, adres IP, identyfikator sesji, zapisy audytowe operacji.

Podstawy prawne i cele

• • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o zarządzanie i obsługę rozliczeń lokalu.
• • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki księgowe i podatkowe (m.in. ustawa o rachunkowości, JPK, KSeF).
• • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: dochodzenie należności, bezpieczeństwo systemu, statystyka.
• • Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, gdy dotyczy komunikacji marketingowej lub kanałów dodatkowych (SMS, powiadomienia).

Okresy przechowywania

• • Dokumentacja księgowa i rozliczeniowa: 5 lat od końca roku podatkowego.
• • Korespondencja i zgłoszenia serwisowe: do 3 lat od zamknięcia sprawy.
• • Logi bezpieczeństwa i audytu: 12 miesięcy, następnie automatyczna anonimizacja.
• • Dane zgłoszeń marketingowych: do wycofania zgody, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wnioski obsługujemy w module Prywatność i retencja — każdy wniosek jest rejestrowany, przypisywany i rozliczany w terminie 30 dni.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podprocesorzy i lokalizacja danych

• • Infrastruktura chmurowa i baza danych — hosting w Unii Europejskiej.
• • Operator płatności (Stripe) — obsługa subskrypcji i płatności online.
• • Dostawcy poczty transakcyjnej i powiadomień — wysyłka zawiadomień i rozliczeń.
• • Aktualna lista podprocesorów jest udostępniana klientom na żądanie oraz jako załącznik do umowy powierzenia.